哈尔滨医科大学会议费管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强和规范学校会议费的管理，提高经费使用效益，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、《黑龙江省省直机关会议费管理办法》（黑财〔2014〕16号）、《省级财政科研项目资金管理办法》（黑财规审〔2017〕12号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于校本部各院（系）、机关部处及附属单位（以下简称各单位）举办（含主办、承办）的各类国内会议，包括包括学术会议、管理会议。
学术会议是指因教学、科研活动需要举办的会议，包括学术论坛、研讨会、暑期学校、博士论坛等。
管理会议是指因学校管理需要而举办的非学术会议。
第三条 会议举办者对所举办会议涉及的相关经济事项、原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有审批、管理及监督责任。
第四条 各单位召开会议时要坚持“厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效”原则，严格控制会议数量、会期、规模。规范会议费管理。
第二章 会议审批和管理
第五条 各单位应建立健全会议审批管理制度，严格审核会议会期、规模、地点、预算，注重会议质量，提高会议效率，并妥善保管会议审批资料。
第六条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费举办会议，应在经费批准的会议费预算额度内开支会议费。
第七条 各单位根据会议标准和实际情况，选择适当的场所举办会议，鼓励优先选择在校内举办；不得在私人会所、休闲娱乐场所和党中央、国务院明令禁止的风景名胜区举办。
第八条 会议各项收入应纳入学校财务进行管理，上缴财政专户，专款专用。
第三章 会议费报销
第九条 会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准以内据实报销，各项费用之间可以调剂使用。会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、会议期间交通费、文件印刷及装订等费用。
会议期间交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表调研发生的交通支出。
综合定额标准是会议费开支的上限,标准如下：
（一）综合定额中其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷及装订费等。
（二）各单位应在综合定额标准以内据实结算报销，超支部分原则上不予报销。如有特殊情况，由各单位负责人及财务负责人审批后予以报销。
第十条 下列费用不计入会议费综合定额，可在相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表参加会议发生的旅费，原则上由代表所在单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的国内城市间交通费，可对照学校相应标准在差旅费中列支，同时须提供邀请函。
（二）根据工作需要发放的专家咨询费、讲课费、劳务费等，按照相关经费管理办法规定执行，在相关科目中列支。具体发放标准参照财科教〔2017〕128号关于印发《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》的通知。
第十一条 会议费报销时应提供以下资料：
（一）会议通知（包含会议议程）；
（二）财政专项和科研项目中有会议费预算控制的，还应提供批复的项目预算书。如暑期学校和博士论坛须提供哈尔滨医科大学项目立项决定及立项名单；
（三）实际参会人员签到表（包括参会人员姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等）（格式见附件一）；
（四）会议场所等服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单等凭证；
（五）哈尔滨医科大学会议费支出审批表（格式见附件二）；
（六）会议室租金等租赁费应提供租赁合同；
（七）会议服装须到国有资产管理处办理采购手续。
如委托第三方机构举办的会议，须附与会务公司签订的委托协议（合同）、受托方确认的会议费用汇总表、费用发票复印件和明细单据的复印件等凭证。
第十二条 会议收取会务费的，必须开具合法票据，并纳入学校财务进行管理和核算。
第十三条 除符合国家现金支付规定的费用外，会议费结算原则上应通过银行转账和公务卡方式结算。
第十四条 会议费应遵循“收支两条线”的原则，所有会议收入应及时上缴财政专户，严禁自收自支。
第四章 监督问责
第十五条 各单位应严格执行会议开支标准。严禁假借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；不得组织高消费娱乐、健身活动；不得以任何名义发放纪念品等。
第十六条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，通过多种形式，将每年召开的非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况向本单位教职工公开，并自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第十七条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
第五章 附 则
第十八条 本办法由计划财务处负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起执行。
