哈尔滨医科大学电算化内部管理制度

哈医财发【2014】10号

第一章 总则
第一条 为了规范我校财务会计电算化工作，确保财务电算化系统的安全、稳定、顺利运行，促进电算化事业的健康发展，根据财政部《会计电算化工作规范》及我校实际情况，特制定本制度。
第二条 计财处负责人对我校的会计电算化管理工作全面负责。
第二章 会计电算化岗位责任制
第三条 建立会计电算化岗位责任制，明确各自工作岗位的职责范围，做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。具体岗位分工：
1．电算主管：负责协调财务会计电算化系统的运行工作，组织建立电算化核算体系，根据会计制度合理设置会计科目，管理指标体系，此岗位由主管领导兼任。
2．软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证和进行部分会计数据处理工作，具体包括：凭证录入、出纳和收费录入等岗位，由多名会计人员分别兼任，并且出纳人员不得兼任凭证录入、收费录入、审核和维护岗位；凭证录入人员要做到数据准确、科目使用得当，摘要说明清楚，各项工作符合《会计基础工作规范》的要求；收费录入人员要在当日工作结束时与出纳员核对当日收费金额，如有差错及时查清原因。
3．审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，包括业务合理、合法性审核，打印的记账凭证与机内数据一致性的审核，保证输入数据的真实性；监督收费及时入账；操作会计软件登记机内账簿，防止已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记到机内账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗位由主管会计兼任，但不能同时担任凭证录入岗位。
4．电算维护：对会计软件的正确性、适应性、完善性进行维护，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，及时排除故障；监控网络的运行；管理机内会计数据，负责进行数据的备份、恢复，按月及时输出会计账簿、报表；按照电算主管的要求，给其他人员分配使用权限。
第三章 会计电算化操作管理
第四条 上机操作人员要明确各自对会计软件的操作工作内容和权限，严格按照操作权限操作，不允许越权上机操作或修改他人的工作内容，操作人员对自己的操作密码要注意保密不能随意泄露，并同系统管理员协商，定期更换密码，杜绝未经授权的人员操作会计软件。
第五条 长时间离开自己工作现场，应执行相应命令退出会计软件，防止其他人员越权操作。未经本人或电算主管同意不得擅自使用他人的计算机，禁止外来人员操作本单位计算机。
第六条 每天工作结束，及时退出会计软件系统，并关闭计算机、打印机等设备。若有系统故障应及时同维护人员联系。
第七条 当天发生的业务，当天应登记入账，月末及时结账，生成上报报表后不能再录入和修改本月凭证，保证账表的一致性。已输入计算机的凭证，在登账前发现差错，必须由本人按真实数据进行修改，一般不允许删除凭证。如登账后发现差错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机，记账后不允许删除凭证。注意数据的保密，未经电算主管同意，不得擅自向任何人提供账册、报表及各种数据，作废的账页、报表应及时销毁，不能使用来历不明的U盘和进行各种非法操作。
第四章 计算机硬软件和数据管理
第八条 做好计算机及附属设备的保养工作，保持设备的整洁，坚持每天清洁计算机及附属设备上的灰尘，防止意外事故的发生。
第九条 使用外来U盘和光盘需经电算主管的同意，并进行病毒检测，防止计算机病毒的传入，禁止在计算机上安装、运行与工作无关的软件，由电算维护人员定期对计算机进行病毒检查。
第十条 确保会计数据和会计软件的安全，防止对数据和软件的非法修改和删除；按日对机内数据进行备份做好备份数据的保存工作。
第五章 电算化会计档案管理
第十一条 所有输入计算机的会计数据必须以书面形式打印出来，会计凭证、账簿、报表及备份数据的磁性介质或光盘须由专人负责保管。
第十二条 采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，一年进行复制一次，防止磁性介质损坏，使会计档案丢失。
第十三条 对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，并存放在两个不同地点。
第六章 附则
第十五条 本规范由学校计财处负责解释，自发布之日起实施。
第十六条 校内实行电算化的二级会计核算单位可参照本制度执行。